Správce a kontakt
Základní škola a Mateřská škola VIA LIBERTATIS, z.ú., IČO 03198626, Zagarolská 245, 277 51 Nelahozeves. Kontakt pro dotazy a uplatnění práv: martina.johana.tejedor@vialibertatis.cz, +420 739 083 050. Pověřenec pro ochranu osobních údajů: poverenec@vialibertatis.cz.
Co zpracujeme a proč
| Účel | Údaje | Právní základ |
|---|---|---|
| Vyřízení dotazu a navazující komunikace o možnostech docházky do MŠ | Jméno dospělé osoby, e-mail, telefon a nepovinný text dotazu | Oprávněný zájem správce odpovědět na poptávku a vést přiměřenou evidenci komunikace |
| Rezervace návštěvy MŠ a zajištění přítomnosti týmu | Jméno a kontakt rodiče, jméno dítěte, měsíc a rok narození dítěte, termín návštěvy | Oprávněný zájem správce zorganizovat návštěvu požadovanou rodičem |
| Zabezpečení a ochrana formuláře | Minimalizované provozní a auditní údaje; z IP adresy vytváří server pseudonymní otisk pro omezení zneužití. Provozovatelé přenosové infrastruktury mohou IP adresu zpracovat ve svých bezpečnostních záznamech. | Oprávněný zájem na bezpečném, doložitelném a proti zneužití chráněném provozu; zabezpečení podle čl. 32 GDPR |
V prvním kontaktním formuláři nesbíráme údaje o dítěti. Pokud si následně rezervujete návštěvu, vyžádáme jméno dítěte a pouze měsíc a rok narození; celé datum narození, zdravotní ani sociální údaje nesbíráme. Citlivé informace nám neposílejte. Nedochází k automatizovanému rozhodování o přijetí dítěte.
Komu mohou být údaje zpřístupněny
Kontakty a CRM se trvale ukládají v Google Workspace školy. Netlify a přijímací server údaje pouze technicky zpracují při zabezpečeném předání do Google Workspace; nejsou samostatnou databází CRM. Údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny pověřeným pracovníkům školy a těmto poskytovatelům:
- Netlify, Inc. — zveřejnění stránky, bezpečný přenos formuláře a provozní bezpečnostní záznamy;
- LumaDock Ltd, company no. 15844051, Spojené království — virtuální server, na kterém běží chráněná přijímací část formuláře;
- Cogent Communications, LLC — síťová a IP infrastruktura serveru; CRM se u tohoto poskytovatele neukládá;
- Google Cloud EMEA Limited — hlavní úložiště CRM v Google Workspace školy, zejména Google Sheets, soukromé Google Kalendáře a Gmail pro potvrzení a provozní komunikaci.
Podrobnosti rezervace jsou dostupné pouze oprávněným rolím školy v rozsahu nutném pro organizaci návštěvy. U poskytovatelů se použijí jejich smluvní podmínky zpracování osobních údajů. Pro předání mimo Evropský hospodářský prostor se podle konkrétního příjemce použije rozhodnutí o odpovídající ochraně, EU–US Data Privacy Framework nebo standardní smluvní doložky Evropské komise doplněné odpovídajícími bezpečnostními opatřeními.
Doba uložení
- Neuzavřený náborový dotaz a související rezervace návštěvy: nejvýše šest měsíců od poslední evidované aktivity. Lhůta je vedena přímo v CRM a po jejím uplynutí jsou identifikační a kontaktní údaje anonymizovány.
- Pokud rodič zahájí přijímací proces nebo je dítě přijato, údaje potřebné pro tento navazující proces se dále spravují podle pravidel pro přijímací řízení a školní dokumentaci; náborový formulář není samostatným důvodem pro jejich neomezené uchování.
- Provozní a auditní záznamy: nejvýše tři roky, není-li konkrétní záznam potřebný kratší dobu.
Newsletterový souhlas ani odběr novinek tento formulář v této verzi nesbírá. Případný newsletter bude mít samostatné informace a samostatný potvrzovací proces.
Je poskytnutí údajů povinné?
Vyplnění formuláře je dobrovolné. Bez jména a alespoň potřebných kontaktních údajů však nemůžeme odpovědět; bez údajů uvedených v druhém kroku nemůžeme bezpečně připravit a potvrdit návštěvu. Místo formuláře můžete využít telefonický kontakt.
Vaše práva
Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování a za příslušných podmínek také na přenositelnost. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku. Pokud by se některé zpracování opíralo o souhlas, lze jej kdykoli odvolat; odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním. Můžete také podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.